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ベンチャー法務の部屋

労働条件通知書の電子メール等による提供

大企業でも、ベンチャー企業でも、個人でも、人を雇用する場合には、労働契約を締結し、その際に、労働条件通知書を交付しなければなりません(労働基準法第15条、同法施行規則第5条第1項、第3項)。

昨日(2019年3月31日)までは、労働契約締結時に労働条件を書面で通知しなければならないと定められていましたが、一定の場合にはFAXやSNS等による通知が可能となりました(平成31年4月1日から施行)。詳しい条文は、末尾をご確認下さい。

ポイントは、次の点です。

(1) 労働者が希望した方法によること

FAXや電子メール等にする場合は、当該方法によることを、労働者が希望している必要があります。この希望については、「書面」という要件はありませんので、口頭でもFAXでも電子メール等でもよいことになります。実務上は、使用者:「電子メール等での交付でいいね」、労働者「はい」というやり取りが予想されますが、希望の立証責任は、使用者側にあることを考えると、できれば、電子メール等やウェブへの入力で、「労働条件通知書の交付は、電子メール等によることを希望します。」という文言で、返信又はチェックボックスにチェックしてもらうようにすれば、より安全であると考えます。

なお、規則には、「当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。」とありますので、労働者の希望を聴取するに際しては、FAXなのか、電子メール等か、いずれの方法を希望するのかを、明確にしてもらう必要がありそうです。

(2) 労働条件通知書の内容は事実と同じものとすること

労働条件通知書の内容に虚偽があってはならないのは、当たり前のことですが、今回の規則改正で、規定されました(規則第5条第2項)。労働契約書と労働条件通知書の内容が、一致していない事例はないわけではありませんので、合致するようにしましょう。労働契約書に、規則第1項第1号から第4号までに掲げる事項(昇給に関する事項を除く。)が記載されているのであれば、労働契約書自体の交付とした方が、内容のずれを防ぐためにも、安全であると考えます。

(3) 電子メール等により送信する場合は、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信によること

対象となる労働者を、「受信をする者」として特定して情報を伝達するために用いられる電気通信を採用しなければなりません。「本年の新卒採用者の労働条件は、以下のウェブページを参照してください。」として、URLを指定する方法では、この要件は満たさないことになります。
基本的には、個人のアドレス宛の電子メールか、SNSであればいわゆるDM機能を採用することが求められると解されます。
ファックスの場合は、ファックス番号の指定が(類型的に)受信者特定になると判断されたためか、本号の内容は要件にはなっていません。

(4) 電子メール等により送信する場合は、当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものにすること
印刷可能なファイルやテキストデータで、送信する必要があります。プリントアウト禁止のPDFファイルは駄目ということだと思われます。
ファックスの場合は、印刷禁止機能がないためか、本号の内容は要件にはなっていません。

本日(2019年4月1日)以降は、労働者宛の電子メールに、「当社とあなたとの労働契約の内容は、以下のとおりです。」と記載して、以下の内容を含めた労働条件を通知すれば、書面での労働条件通知書の交付が不要となります。

  • 労働契約の期間に関する事項
  • 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
  • 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
  • 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  • 賃金(退職手当及び第五号に規定する賃金を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

労働条件通知書は厚生労働省が出している雛形( サンプル )が有名ですが、必ずしもこの書式による必要はなくこの雛形に書かれている要素が記載されていれば他の様式でも問題ありません。
したがって、上記の要素がメール本文や添付ファイル(印刷可能なものに限る)に記載されていれば、労働条件の通知として認められるようになりましたので、是非、ご活用ください。

【関連条文】

労働基準法第15条(労働条件の明示)
第1項 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
第2項 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
第3項 前項の場合、就業のために住居を変更した労働者が、契約解除の日から十四日以内に帰郷する場合においては、使用者は、必要な旅費を負担しなければならない。

旧・労働基準法施行規則第5条
第1項 使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。ただし、第一号の二に掲げる事項については期間の定めのある労働契約であつて当該労働契約の期間の満了後に当該労働契約を更新する場合があるものの締結の場合に限り、第四号の二から第十一号までに掲げる事項については使用者がこれらに関する定めをしない場合においては、この限りでない。
一 労働契約の期間に関する事項
一の二 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
一の三 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
二 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
三 賃金(退職手当及び第五号に規定する賃金を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
四 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
四の二 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
五 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及び第八条各号に掲げる賃金並びに最低賃金額に関する事項
六 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
七 安全及び衛生に関する事項
八 職業訓練に関する事項
九 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
十 表彰及び制裁に関する事項
十一 休職に関する事項
第2項 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める事項は、前項第一号から第四号までに掲げる事項(昇給に関する事項を除く。)とする。
第3項 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。

新・労働基準法施行規則第5条第2項~第4項(第1項は旧規則と同じ)
第2項 使用者は、法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件を事実と異なるものとしてはならない。
第3項 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める事項は、第一項第一号から第四号までに掲げる事項(昇給に関する事項を除く。)とする。
第4項 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。
一 ファクシミリを利用してする送信の方法
二 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和五十九年法律第八十六号)第二条第一号に規定する電気通信をいう。以下この号において「電子メール等」という。)の送信の方法(当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。)

なお、本件に関する厚生労働省の関連ウェブは、こちらです。

(文責:森 理俊)

2019年04月03日 15:02|カテゴリー:企業法務||コメントはまだありません
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